Santa Marta

Mentiras y verdades: ¿Qué hay detrás del archivo general de la Alcaldía y por qué hoy se habla de supuesto desorden administrativo?

La historia inició en 2016, cuando Rafael Martínez en su primer año de gobierno propuso organizar dicha dependencia. ¿Qué pasó desde ese entonces hasta hoy, y por qué se habla de supuesto despilfarro de 1700 millones de pesos en dicha reestructuración? Aquí se lo contamos.

Cuenta Martínez en diálogo con Eventos Santa Marta, que al llegar a la administración, halló la documentación histórica de la ciudad en completo abandono. En sus palabras, tal y como la recibió su antecesor Carlos Caicedo de manos del saliente alcalde Juan Pablo Diaz Granados.

En resumen, eran cajas por doquier y carpetas sin ningún tipo de registro ni organización, condiciones que hacían del departamento de administración informativa un verdadero caos.

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Fue ahí, cuando se acordó la necesidad de subsanar esta problemática, y gracias al flujo de recursos con los que ya contaba la ciudad, el burgomaestre Martínez procede a intervenir dicho departamento administrativo.

El objetivo, ejecutar el ‘plan integral de conservación preventiva y tecnificación para las colecciones documentales y flujo de trabajo, enmarcado en la adecuación, organización y funcionamiento de los archivos de la Alcaldía’, basado según la norma, en la ley 594 del 2000.

Para ello se contrató un tercero que ejecutaría el plan, la cual se suscribió a través de un convenio interadministrativo con una entidad pública, la misma que presenta en su historial, amplia experiencia de más de 20 años en servicios de telecomunicaciones.

Se trata de la Empresa Regional de Telecomunicaciones ERT, con la que se hizo convenio a través del suscrito registrado con el consecutivo 011 de 2016, dicho valor alcanzó un monto total de 1.744 millones 457 mil 994 pesos.

Cabe destacar, que en primera instancia, el contrato se firmó por valor de 1.500 millones de pesos sumado a un otrosí en 2017 por monto de 200 millones.

De dicho valor, se conoció que 1100 millones de pesos fueron intervenidos en adecuación física de la nueva área de archivo, creación de plataforma digital y organización de una primera fase de los documentos.

Era necesaria dicha intervención de acuerdo a las condiciones en la que estaba el espacio, el cual para su renovación requería de una planificación y reestructuración completa.

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Con los recursos restantes, 400 millones de pesos, se dio inicio a la organización física del 40 % de los metros lineales de información, es decir el cúmulo de cajas donde actualmente reposaban los documentos.

En ese entonces, la totalidad de la información comprendía más de 2800 metros lineales, los cuales con el recurso restante del primer contrato (400 millones),sumado a los 200 millones del otrosí, permitió la adecuación de 530 metros lineales, los mismos que hoy reposan en el capitolio municipal bajo las condiciones técnicas que se requiere para cumplir la norma.

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Con base en lo anterior, es preciso indicar que la intervención estaría limitada tanto en oficinas como en metraje de documentos, necesariamente por las limitaciones fiscales de la entidad.

Es decir, como lo ha dicho el Alcalde Martínez, que las imágenes que circulan en las redes con relación al estado del archivo, no corresponde al convenio ya intervenido por el valor antes descrito, el cual fue finalizado mediante acta del 28 de mayo de 2018 y liquidado de forma bilateral entre las partes y con recibo a satisfacción el 28 de mayo de 2018.

El mismo que permitió la selección documental (conservación, descarte, destrucción o traslados) del archivo de las diferentes Secretarias, Unidades y Gerencias Del Distrito De Santa Marta, tales como Despacho del Alcalde, Oficina Jurídica, Secretaria de Gobierno, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Educación, Secretaría De Salud, Secretaría General, Dirección De Prensa, Secretaria de Planeación, Oficina de Asesores de Despacho en Contratación, Gerencia De UMATA, Oficina de Proyectos Turísticos, Control Interno Institucional, Control Interno Disciplinario, Dirección De Cultura, Recreación y Deporte, Gerencia de Proyectos de Infraestructura, Unidad Técnica de regulación de Tránsito y Transporte y demás dependencias adscritas a Cada Secretaría.

Vale precisar que existe un segundo contrato, se trata del convenio 006 de 2019, suscrito con la empresa ERT por valor de 4.187 millones 484 mil 429 pesos, para la realización de:

Fortalecimiento técnico, logístico y tecnológico de los procesos de fiscalización, discusión, cobranzas y actualizaciones de información tributaria en la secretaría de Hacienda del Distrito.

Se precisa en dicho convenio, que este tiene una duración de 6 meses, es decir, que a la fecha se encuentra en ejecución y su terminación se prevé para el mes de septiembre de 2019.

Entre las principales actividades a realizar en ejecución del convenio se destacan:

– Adecuaciones locativas y ambientales del archivo de la oficina de fiscalización.

– Organizar 961 metros lineales de documentos. Restantes no incluidos en el primer contrato por costo.

– Dotación de equipos mobiliarios y técnicos para una adecuada atención al usuario.

– Dotación tecnológica de equipos de cómputo, impresoras e insumos de oficina para el funcionamiento de la oficina de fiscalización.

– Dotación de centros de datos y 100 puntos de red de voz y datos.

A través de un comunicado, las partes han precisado que el convenio se encuentra en ejecución, cercano a la mitad del tiempo estipulado para ejecución, por lo que califican como “irresponsable mencionar que existe riesgo de detrimento patrimonial cuando el Distrito de Santa Marta no ha hecho recibo a satisfacción de las obras y elementos a entregar por el conveniente”.

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Eduardo Luis Cantillo

Comunicador Social y Periodista - Universidad Sergio Arboleda Director Eventos Santa Marta
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